Agricultural fairs are important opportunities for advisors to interact with farmers, but institutional stands often lead to short exchanges without structured follow-up. During the Libramont Agricultural Fair, a Belgian Community of Practice (CoP) tested a more coordinated and collective approach to stand management in order to better present advisory services, strengthen teamwork, and transform contacts with farmers into concrete follow-up actions.
A collective objective was defined: collect 250 contact forms during the four-day fair around four key themes relevant to farmers’ daily work: going paperless, administrative simplification, mating management, and post-entry price recording. The approach was first developed and tested by a pilot group of young advisors working with their managers. After refinement, the concept was implemented by the wider advisory team during the fair.
Daily team briefings helped coordinate messages, maintain motivation and strengthen collaboration between colleagues from different professional backgrounds. Both paper and digital tools (forms and QR codes) were used to structure discussions with farmers. In total, 182 forms were completed. Although the initial target was not fully reached, the quality of the exchanges and the relevance of farmers’ requests proved valuable. Each request was recorded and followed up through phone calls, farm visits, personalised advice or demonstrations of advisory tools.
This experience showed that agricultural events can become effective advisory tools when supported by clear objectives, prior team preparation and structured follow-up. Testing new approaches with a pilot group facilitates adoption and engagement by larger teams. Internal communication and cross-department collaboration are essential, while tools used during events should remain simple and adapted to field realities. Planning follow-up activities in advance is crucial to transform first contacts into practical support for farmers.
Landbouwbeurzen bieden waardevolle kansen voor adviseurs om met landbouwers in contact te komen, maar gesprekken blijven vaak kort en zonder opvolging. Tijdens de Landbouwbeurs van Libramont testte een Belgische Community of Practice (CoP) een gecoördineerde en collectieve aanpak om adviesdiensten beter te presenteren, het teamwork te versterken en contacten om te zetten in concrete acties.
Het gezamenlijke doel was om tijdens de vierdaagse beurs 250 contactformulieren te verzamelen rond vier thema’s die belangrijk zijn voor landbouwers: digitalisering, administratieve vereenvoudiging, dekmanagement bij koeien en prijsregistratie. Een pilootgroep jonge adviseurs ontwikkelde en testte de aanpak samen met hun leidinggevenden. Na verfijning werd het concept uitgerold naar het volledige team.
Dagelijkse briefings hielpen om boodschappen af te stemmen, motivatie hoog te houden en samenwerking tussen verschillende profielen te versterken. Papieren en digitale tools (formulieren en QR-codes) structureerden de gesprekken met landbouwers. In totaal werden 182 formulieren ingevuld. Hoewel het streefdoel niet volledig werd gehaald, waren de kwaliteit van de uitwisselingen en de relevantie van de vragen van de landbouwers zeer waardevol. Elke vraag kreeg opvolging via telefoons, bedrijfsbezoeken, persoonlijk advies of demonstraties van hulpmiddelen.
De ervaring toont dat landbouwbeurzen effectieve adviesmomenten kunnen worden met duidelijke doelstellingen, teamvoorbereiding en gestructureerde opvolging. Door de aanpak vooraf te testen met een pilootgroep werden de methoden gemakkelijker opgenomen door het team. Interne communicatie en samenwerking tussen afdelingen zijn cruciaal, terwijl tools eenvoudig en praktijkgericht moeten blijven. Vooraf geplande opvolgacties zorgen ervoor dat eerste contacten uitgroeien tot echte ondersteuning voor landbouwers.
