Engaging key actors within the national Climate Smart Agricultural Knowledge and Innovation System (CS-AKIS), such as farmers, advisors, researchers, policy makers, technology providers, and the general public, is vital for effective climate-smart advising and climate-smart farming. The CSA project developed a 6-step approach for National Coordinators (NCs) and Climate Smart Coaches (CSCs) to activate and engage CS-AKIS actors.
A well‑structured Communication and Engagement Plan is essential for managing the involvement of these actors throughout the CSA project lifecycle. This plan supports the overall national CSA Communication and Dissemination Plan. Following the mapping and prioritisation of stakeholders (Practice Abstracts 61 and 62), the plan translates insights into targeted engagement actions for each stakeholder group.
Key steps for building the plan:
• Define objectives: Clearly state what you want to achieve with each stakeholder group, based on their interest and influence.
• Tailor engagement activities: Design specific activities and select communication channels that match the needs and roles of each group. For example, key actors may require invitations to workshops or demo events, while passive actors might only need regular updates via newsletters.
• Assign responsibilities: Specify who (NCs, CSCs, or partners) will be responsible for each engagement activity.
• Schedule activities: Plan engagement activities on a timeline, ensuring alignment with project milestones and deadlines.
• Monitor and evaluate: Regularly assess whether the right stakeholders are being reached, if prioritisation needs adjustment, and whether new external factors have emerged. Update the plan as needed to remain effective.
The plan should be a living document, updated annually and adapted to changing circumstances. Monitoring and evaluation are crucial to ensure that engagement remains targeted and effective, and that the project’s communication goals are met.
Het betrekken van sleutelactoren binnen het nationale Klimaatslim Agrarische Kennis- en Innovatiesysteem (CS-AKIS)—zoals boeren, adviseurs, onderzoekers, beleidsmakers, technologieaanbieders en het brede publiek—is vitaal voor effectief klimaatslim advies en klimaatslimme landbouw. Het CSA-project ontwikkelde daarom een 6-stappenplan voor Nationale Coördinatoren (NCs) en Klimaatslimme Coaches (CSCs) om CS-AKIS-actoren te activeren en te engageren.
Een gestructureerd Communicatie- en Engagementplan is essentieel voor het beheren van het engagement van deze actoren tijdens het CSA-project. Na het in kaart brengen en prioriteren van de actoren (PA61 en PA62), is de volgende stap het ontwikkelen van een strategisch plan dat beschrijft hoe elke groep wordt betrokken en via welke kanalen.
Belangrijke stappen bij het opstellen van het plan:
• Bepaal doelstellingen: geef duidelijk aan wat je met elke stakeholdergroep wilt bereiken, op basis van hun interesse en invloed.
• Maak activiteiten op maat: ontwerp activiteiten en kies communicatiekanalen die aansluiten bij de behoeften en rollen van elke groep. Nodig bv. sleutelactoren uit voor workshops of demo-events, terwijl passieve actoren voldoende hebben aan regelmatige updates via nieuwsbrieven.
• Wijs verantwoordelijkheden toe: geef aan wie (NC’s, CSC’s of partners) verantwoordelijk is voor wat.
• Plan activiteiten: zet ze op een tijdlijn, zodat ze aansluiten bij de projectmijlpalen en deadlines.
• Monitoren en evalueren: Beoordeel regelmatig of de juiste stakeholders worden bereikt, of de prioritering moet worden aangepast en of er nieuwe externe factoren zijn ontstaan. Werk het plan bij waar nodig om effectief te blijven.
Het plan moet een levend document zijn, jaarlijks geactualiseerd en aangepast aan veranderende omstandigheden. Monitoring en evaluatie zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat de betrokkenheid doelgericht en effectief blijft, en dat de communicatiedoelstellingen van het project worden behaald.
